調査・監査の大まかな流れ、手順
労基署の調査・監査の大まかな流れは…
−調査はどのような流れで進み、どのようなことを尋ねられるか？？−
調査のおおまかな流れをここで掴んでおきましょう。
いわゆる“定期監督” （建前上は定期監督だが実は“情報監督”のケースも含む）は以下のようなフローで監査が進むことが一般的です。
第１フロー：会社全般についての調査
これは監督の対象会社が、どのような事業を行っているのかであるとか、調査対象の事業所以外に、支社、支店、営業所等の有無、所在地等一般的な会社の照会を受けることがあります。もちろん監督官は調査に訪問する前に、対象会社のホームページや署の端末上で労災保険の適用に関する情報などを事前に調べた上で来ているのは間違いないでしょう。よって、あえてこの辺りを調査の対象にしないことも考えられますが、（社交辞令的に）尋ねてこられることもあるため、会社案内や組織図くらいは用意しておいたほうが良いかもしれません。もちろんこういった資料は労基法上の作成、保管義務がある資料でもないので、なければないで構わないでしょう。
第２フロー：従業員に関すること
次に、どのような雇用形態の従業員をそれぞれ男女別に何名雇用しているのかという調査になります。正社員ＯＯ名（うち女性Ｏ名）、パートタイマーＯＯ名（うち女性Ｏ名）、契約社員ＯＯ名（うち女性Ｏ名）…etc.というような回答を用意しなければならないわけです。事業所あるいは人事部等が保管している労働者名簿があれば、対応できると思います。
第３フロー：労働条件に関して（賃金関連含む）
ここからが本格的な調査で、場合によっては法違反が指摘され是正勧告の対象になりうる重要な箇所です。以下の項目を重点的にヒアリング、チェックされます。
・始業、終業時刻、休憩時間等の所定労働時間に関すること
・休日、休暇（法定、特別）に関すること
・賃金の締め日、支払日、支払方法に関すること
・賃金制度（棒給体系、手当の種類とその定義）に関すること
・割増賃金の計算方法（時間外、休日、深夜）
この段階で、事業所で一番賃金の低い従業員が最低賃金に抵触していないかどうか、調査されることがあります。固定残業制を導入している事業所では、固定残業代も加味した上で最低賃金に抵触するかどうかを事前に確認しておく必要があるでしょう。
用意すべき資料、書類としては就業規則（就業規則のない事業所であれば、労働条件通知書兼雇用契約書で代用）、賃金台帳といったものが必要となります。
第４フロー：勤怠管理
ここも労基署の監査の中では、重要な箇所になってきます。以下の項目がヒアリングされます。
・労働時間の管理方法（タイムカード？自己申告制？）
・有給休暇の付与日数、消化日数、残日数等の管理方法
・変形労働時間制の導入の有無。
・裁量労働制の導入の有無
・時間外労働時間のカウントの方法（端数処理方法も含む）
ここで用意すべき資料、書類はタイムカードもしくは出勤簿（出面）、有給休暇の管理簿、各種協定書（時間外労働協定、変形労働時間協定、計画年休の協定等）ということになり、それぞれの項目について該当する協定書でもって、その整合性を説明していくということになります。有給休暇の管理簿は法律上作成義務のある書類ではないので、なければないでよいと思います。ただし、但し有給休暇関連での情報監督のケースでは、“管理簿がなければ、各々の従業員の有給休暇の残日数等をどのようにかんりしているのか？”と監督官から聴かれるケースがありますので、理にかなった回答を用意しておく必要があるでしょう。
第５フロー：従業員の健康管理状況
こういったところは、知らず知らずのうちに法律で義務化されていることでも見落としてしまい、監査で指摘されて法違反に気付くケースもしばしばです。気をつけたいところです。
具体的には
・健康診断の実施状況
・（選任義務がある事業所に対して）産業医の選任状況
・（選任義務がある事業所に対して）安全管理者、衛生管理者等の選任状況
・（選任義務がある事業所に対して）安全衛生推進者、衛生推進者の選任状況
・直近3〜6ヶ月以内に残業時間が80時間を越える長時間労働をしている従業員がいる場合の対応、対処（医師の面接等）
第６フロー：その他監査調査で指摘されうること
・協定書が適正に締結、届出されているか？
届出義務のある36協定や変形労働時間制の協定はもちろんですが、届出義務がない協定でも、会社がその制度を運用しているのであれば、提示を求められる可能性があります。
よくあるケースではお盆休みを有給休暇の取得したものとして運用しているケースでは“計画付与”の労使協定がきちんとできているか否かがチェックされますし、会社の親睦会の費用を給与から天引きしているケースでは、いわゆる“賃金控除協定”が労使で締結されているかどうかがチェックされます。
また、協定の相手方が適正な立場の者を選んでいるかであるとか、選出方法が選挙などの民主的な適正な方法で行われているかどうかもチェックされうる事項です。
・管理監督職の範囲が適切かどうか
時間外労働、休日労働の適用除外となる管理監督署の範囲が適正かどうかも昨今の重要な調査対象事項の一つとなっています。これは“名ばかり管理職問題”がマスコミに取り上げられるようになった数年前からの傾向です。会社が“管理監督職”であるとする一定以上の職域の従業員に与えられる権限や給与などの待遇等をまとめておき、管理監督者として適切であるとの会社の主張を裏付ける必要があるでしょう。
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